Arbeitszeugnisse schreiben – ein heikler Balanceakt?

Arbeitszeugnisse schreiben gehört nicht immer zu den «Lieblings-«Arbeiten eines Arbeitgebers. Die Aufgabe kann gegebenenfalls anspruchsvoller sein als anfänglich angenommen. Das Zeugnis muss wahr, klar, wohlwollend, objektiv, individuell und vollständig sein – je nach Fall sind das sich widersprechende Anforderungen. Wie bringt man ‘wahr’, ‘wohlwollend’ und ‘objektiv’ unter einen Hut, wenn es dabei um Zeugnisse für Mitarbeitende geht, bei denen die Arbeitsleistung und das Verhalten eher unterdurchschnittlich war oder gar zur Trennung geführt hat?

Arbeitnehmende können jederzeit ein Zeugnis, das über Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über Leistungen und Verhalten Auskunft gibt. verlangen. In der Regel ist dies der Fall, wenn jemand die Stelle wechselt. Es empfiehlt sich, das Ausstellen eines Arbeitszeugnisses mit dem nötigen Respekt anzugehen. Denn im rechtlichen Sinn gilt das Arbeitszeugnis als Urkunde und ist ein Beschäftigungs- sowie Befähigungsnachweis. Es dient künftigen Arbeitgebern als Entscheidungshilfe. Gewisse Vorgaben für die Zeugnisse werden im Schweizerischen Obligationenrecht (OR) geregelt. Im ungünstigsten Fall können Unternehmen für falsche Angaben im Arbeitszeugnis haftbar gemacht werden. 

Jeder Mitarbeitende hat das Anrecht auf ein faires, rechtskonformes und transparentes Arbeitszeugnis – und dies kann sie/er jederzeit einfordern. Durch den dynamischen Arbeitsmarkt beansprucht dieses Recht die Vorgesetzten und die HR-Abteilung sehr. Um allen Anforderungen an ein Arbeitszeugnis gerecht zu werden, kann die Formulierung besonders bei Verfehlungen am Arbeitsplatz, seien sie nun schwerwiegend oder weniger schwerwiegend, anspruchsvoll sein. Möglicherweise hat der oder die Mitarbeitende aber auch nur die Anforderungen der Stelle nicht erfüllt. Ein Arbeitszeugnis zu verfassen, dass das berufliche Fortkommen des Mitarbeitenden nicht erschwert, ist in diesen Fällen besonders knifflig. 

Die Mär von den geheimen HR Codes hält sich hartnäckig

Oftmals herrscht die Meinung vor, HR-Fachkräfte bedienen sich eines Repertoires an geheimen Codes, die eigentlich schlechte Arbeitszeugnisse verschleiern und aufhübschen sollen. Da ungenügende Leistungen in einem Zeugnis nicht explizit erwähnt werden dürfen, greift man auf «wohlwolle Umschreibungen» zurück. Das hat wenig mit geheimen Codes zu tun. Wenn Ausdrücke wie ‘ausreichend’, ‘im Allgemeinen’, ‘im Grossen und Ganzen’ etc. vorkommen, sollten potenzielle Arbeitgeber aufhorchen und dies unbedingt in den Gesprächen klären. 

Ein Arbeitszeugnis-Manager könnte eine Hilfe sein

Mittlerweile können Unternehmen auf eine Vielzahl von Tools sog. Arbeitszeugnis-Manager zurückgreifen, um aussagekräftige und vollständige Arbeitszeugnisse zu schreiben bzw. generieren zu lassen. Die Online-Angebote können jedoch im Konflikt mit dem Gebot der Individualität von Arbeitszeugnissen stehen. Individuelle Zeugnisse müssen charakteristisch bezüglich der ausgeübten Funktion, der branchenüblichen Formulierungen und der Persönlichkeit des Mitarbeitenden sein. Dies können Sie nur mit einer auf Ihre Bedürfnisse angepasste Standard-Software erreichen. 

Hilfe von der Expertin

Arbeitszeugnisse sind zu wichtig, als dass das professionelle Erstellen zu wenig Beachtung findet. Sie sind ein wichtiger Aspekt im Offboarding-bzw. Austrittsprozess. Ungenügend formulierte Zeugnisse oder eine späte Übergabe an den scheidenden Mitarbeitenden werfen ein schlechtes Licht auf die ausstellende Unternehmung.

Bauen Sie auf die jahrelange Erfahrung der DPS Denner Personal Solutions. Coaching für das Erstellen von Arbeitszeugnissen und eine professionelle Beratung unterstützt Unternehmen beim Schreiben von klaren, wahrheitsgetreuen und wohlwollenden Arbeitszeugnissen. Oder überlegen Sie sich gerade ein Arbeitszeugnis-Manager-Tool einzuführen, um damit die Arbeit für die Vorgesetzten und die HR-Abteilung zu vereinfachen?  Auch hier kann DPS Denner Personal Solutions Sie fachlich unterstützen – und dies von der Evaluation bis zur Einführung des Tools.