Führen auf Distanz

Bis zum Jahr 2019 führten etwa 20 % aller Führungskräfte in der Schweiz rein virtuelle Teams. Dieser Anteil entspricht auch einem weltweit beobachteten Standard. Seit 2020 ist durch die Corona-Pandemie der Anteil deutlich gestiegen: Je nach Branche wird inzwischen 25 – 50 % virtuelles Führen praktiziert. Inwieweit das Homeoffice auch nach der Pandemie zum gängigen Standard wird, ist mit Stand Februar 2021 noch nicht absehbar. Doch generell sollten sich Führungskräfte auf mehr Führen auf Distanz einstellen.

Worum geht es beim Führen auf Distanz?

Virtuelle Teams haben besondere Eigenschaften. Die persönlichen Kontakte entfallen oft über Wochen und Monate komplett. Spontane Besprechungen, die die Führung von Teams deutlich erleichtern können, sind praktisch unmöglich. Die Kommunikation findet vorwiegend per digitalem Kontakt (E-Mail, Chat, Bildschirmkonferenz) statt. Das Telefon kommt erstaunlicherweise seltener zum Einsatz. Weil jede Kommunikation stets eine gewisse Organisation erfordert, arbeiten die einzelnen Teammitglieder viel selbstständiger. Ihre Leistungen reichen sie in mehr oder weniger großen Abständen ein, was die Beurteilung schwieriger macht. Da die Führung dennoch stattfinden muss, sollten Führungskräfte auf eine sehr gute Abstimmung untereinander und feste Zeitpläne für die Kommunikation achten.

Führen auf Distanz auch für KMU relevant

Nicht nur wegen Corona, sondern auch wegen der Effizienz und der Ersparnis an Bürofläche und -Ausstattung profitieren gerade kleine und mittlere Unternehmen vom Homeoffice, für den sie aber virtuelle bzw. digitale Führungskompetenz benötigen. Allerdings ist in den KMU der Beratungsbedarf eher hoch, denn teilweise sind die technischen Voraussetzungen noch zu schaffen.

Welche Voraussetzungen müssen für die Führung auf Distanz erfüllt sein?

Es gibt zwei Basisvoraussetzungen, durch deren Erfüllung eine Distanzführung erst möglich wird:

Die Arbeitsorganisation muss vollständig auf die Situation umgestellt werden. Für Meetings sind feste Zeiten einzuplanen, denn der Chef kann nicht mal eben schnell seine Mitarbeitenden zusammenrufen, wie das im gemeinsamen Büro möglich ist. Für die Kommunikation bedarf es eingespielte Wege, die von der Art der Nachricht abhängen. Was einige Stunden Zeit hat, kann per E-Mail übermittelt werden. Für kleinere Anfragen, die Antworten im Minutentakt benötigen, lässt sich ein offener Chat einrichten. Auch das Telefon sollten virtuelle Teams nach wie vor nutzen – aber nur für wirklich dringende Absprachen. Wer nämlich die ganze Zeit am Computer arbeitet, kann die unmittelbare Unterbrechung durch einen Telefonanruf nur sehr schlecht gebrauchen.
Alle Teammitglieder benötigen eine zuverlässige technische Ausstattung. Dazu gehören auch bequeme Headsets, gute Kameras über dem PC, zuverlässige und schnelle Rechner sowie ebenso stabile Internetverbindungen. Für Videokonferenzschaltungen existieren schon sehr gute Softwarelösungen, die häufig skalierbar sind. Damit können kleine, grosse und wachsende Teams sie gleichermassen gut nutzen.

Welche Herausforderungen müssen Vorgesetzte meistern?

Führen auf Distanz fordert Vorgesetzte viel mehr als die Führung im gemeinsam genutzten Büro. Missverständnisse können jederzeit auftreten. Vorgesetzte sollten diese so zeitnah wie möglich ausräumen, um eine aufkommende Missstimmung im Team sofort zu unterbinden. Zum Mindset für Führungskräfte gehören in dieser Situation:

Vertrauensbereitschaft gegenüber den Teammitgliedern
Fähigkeit zum Delegieren
Geringes Kontrollbedürfnis
hohe Medienkompetenz
Offenheit, Toleranz und Kritikfähigkeit
Klare Kommunikationsregeln

Welche Regeln gelten?

Die wichtigste Regel ist die Einhaltung von Zeitplänen für virtuelle Meetings und die Erledigung von Aufgaben. Gleich danach folgt die Regel, jedes Missverständnis möglichst sofort auszuräumen. Schwelende Konflikte, die Präsenzteams aussitzen und durch kleine Gesten (man holt sich mal gegenseitig einen Kaffee) ausräumen können, beschädigen das rein virtuell agierende Team schwer.

Wie muss die Zusammenarbeit im Team aussehen?

Das Team sollte seinen Spirit und die Motivation erhalten. Auch rein virtuell können sich Teammitglieder ein Lächeln per Smiley schicken – der Chef kann es vormachen. Feedbackgespräche müssen nach wie vor stattfinden, was auch per Chat, E-Mail und Telefon gelingt. Es müssen Plattformen, z.B. Virtuelle Kaffeepausen, geschaffen werden, um den Austausch für nicht geschäftliche Belange zu ermöglichen. Regen Sie den Austausch untereinander an, denn Ideen und Visionen entstehen oft in lockerer Atmosphäre.

Was bringt die Zukunft?

Frei nach Mark Twain sollte man Voraussagen vermeiden, besonders solche über die Zukunft. Aber gerade über den für so viele Angestellte immens wichtige Bereich der Zusammenarbeit muss man sich auf alle Fälle Gedanken machen. Wird sich das Homeoffice durchsetzen oder kehren wir alle wieder an unsere Firmenarbeitsplätze zurück? Aus der Sicht der DPS Denner Personal Solution wird sich wohl eine hybride Lösung durchsetzen. Homeoffice wird ein wichtiger Bestandteil der zukünftigen Arbeitsweise bleiben. Aber Stunden- oder tageweises Arbeiten an den angestammten Firmenarbeitsplätzen inklusive des produktiven Austausches mit Kollegen wird auch in Zukunft seinen Platz haben (müssen).

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